Proceso de cambio de administrador

Antes de iniciar cualquier trámite formal para cambiar de administrador, es fundamental asegurarse de que existe un respaldo suficiente entre los propietarios. En una comunidad conviven muchas sensibilidades, por lo que el primer paso recomendable es evaluar el sentir general.

Preste atención a los comentarios informales o consulte directamente con algunos vecinos (quizás los más antiguos o con quienes tenga más confianza) para determinar si el descontento con la gestión actual es una opinión compartida. Si confirma que una mayoría significativa de propietarios apoya la idea de un cambio, entonces es el momento adecuado para avanzar a la siguiente fase del proceso.

Antes de tomar la decisión de cambiar de Administrador de Fincas, asegúrese de definir claramente el coste del nuevo.

Para una elección informada, se recomienda:

• Solicitar al menos tres presupuestos a diferentes Administraciones de Fincas y Comunidades de Propietarios.

• Fomentar que cualquier propietario solicite un presupuesto para obtener una visión más amplia.

• Tener en cuenta que la solicitud de presupuestos es gratuita y sencilla.

Además del presupuesto escrito, es aconsejable:

• Mantener una entrevista personal con cada candidato para conocer su:

  • Modus operandi

  • Disponibilidad y horario

  • Servicios de administración de fincas ofrecidos.

Al evaluar a los candidatos, recuerde que la decisión no debe ser solo económica. Considere factores clave a largo plazo como:

• La calidad del servicio.

• La capacidad de aportar ideas para mejorar ingresos y reducir gastos.

• El trato personal, la disponibilidad y la rapidez en la resolución de incidencias.

• La valoración de otros clientes en internet.

Para abordar el cambio de Administrador de Fincas, la comunidad dispone de dos procedimientos alternativos principales:

• Procedimiento 1: Se solicita al actual Administrador de la Comunidad que incluya en la convocatoria de una Junta de Propietarios un punto específico para debatir y votar el cambio de administrador.

• Procedimiento 2: El Presidente de la Comunidad toma la iniciativa y convoca directamente a los propietarios a una Junta Extraordinaria. El orden del día será la remoción y la designación en su caso de un nuevo Administrador, sin involucrar al administrador actual en la convocatoria.
  
  Para facilitártelo, tienes disponible un posible modelo de convocatoria extraordinaria que puedes descargártelo aquí.

La elección entre estos dos procedimientos dependerá de las características de cada comunidad.

Nuestra recomendación en la elección del proceso se basa en la dimensión de la comunidad. Para aquellas con pocos propietarios y una comunicación establecida previa habitual, el procedimiento 2 suele ser más ágil y efectivo. Sin embargo, en fincas con un gran número de propietarios y escasa interacción entre los propietarios, el procedimiento 1 facilita la gestión y la participación más general.

Se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración. 

La presentación y votación: 

En la Junta, tras la presentación de los candidatos a nuevo administrador, se detallarán los presupuestos obtenidos. Cada propietario podrá exponer las ventajas y particularidades de cada propuesta, culminando en una votación para decidir el cambio.

Gestión posterior al acuerdo:

• Si se optó por el procedimiento 1, el Administrador saliente, al estar presente en la Junta, incorporará el acuerdo de nombramiento en el Acta, que posteriormente distribuirá. Acto seguido, ambos administradores coordinarán la transición de la documentación y la información relevante de la comunidad de acuerdo al procedimiento del Colegio de Administradores de Fincas Territorial de Málaga y Melilla.

• Si se siguió el procedimiento 2, lo habitual es que el nuevo Administrador redacte el Acta, la cual, una vez firmada por el Presidente, se remitirá fehacientemente al Administrador cesado para su conocimiento formal. A partir de este momento, se iniciará el proceso de transferencia de la información entre ambos administradores. 

En el caso de que el presidente quiera redactar el acta de la Junta General Extraordinaria porque no haya estado presente el nuevo administrador, te proporcionamos un modelo de acta de la junta extraordinaria pinchando aquí.

IMPORTANTE: Se deberá motivar de forma adecuada en la Junta Extraordinaria y el Acta las razones del cese de la administración actual. Es decir se considera "causa justa", tal como: pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico, no presentar la cuentas anuales en tiempo y forma u otra causa "objetiva". Ver artículo

Tal como se mencionó en el apartado anterior, el Administrador saliente deberá realizar una entrega exhaustiva de toda la documentación pertinente de la Comunidad que se encuentre en su posesión.

Este proceso se encuentra reglado en el Colegio Territorial de Administradores de Fincas de Málaga y Melilla, y puede llevar como máximo un mes desde la comunicación fehaciente al administrador la decisión de la asamblea de la comunicad.

El administrador saliente ha de entregar las cuentas cerradas a fecha de cese.

Por su parte, el nuevo Administrador procederá al registro de la Comunidad en su sistema de gestión y comunicará formalmente a todos los propietarios el cambio efectivo de administración.

Para asegurar una gestión transparente desde el inicio, el nuevo Administrador deberá realizar una revisión exhaustiva de la documentación recibida antes de su incorporación al sistema.

Un aspecto crítico de esta revisión es la comprobación de las cuentas económicas. 

Se debe verificar la exactitud de los ingresos y gastos declarados, la disponibilidad de la documentación de respaldo y la correcta alineación con el saldo bancario de la Comunidad.

Primeros Pasos y Presentación:

1. Comunicación Formal del Nombramiento: El nuevo administrador envía una comunicación oficial a todos los copropietarios informando sobre su nombramiento como nuevo administrador de la finca, incluyendo sus datos de contacto y un breve currículum o presentación de su empresa.

2. Toma de Contacto Inicial: Establecer contacto directo con el Presidente de la Comunidad y, si existe, con la Junta Directiva, para coordinar la recepción de la documentación y establecer una línea de comunicación fluida.

3. Convocatoria de Junta de Presentación: Convocar una Junta General Extraordinaria (o incluir un punto destacado en la próxima Junta Ordinaria) con los siguientes objetivos principales:

   • Presentación formal: El nuevo administrador se presenta personalmente a todos los copropietarios, exponiendo su experiencia, metodología de trabajo y los servicios que ofrece su administración.

   • Establecer un canal de comunicación: Informar sobre los canales de comunicación disponibles (teléfono, correo electrónico, plataforma online, etc.) y los horarios de atención.

   • Generar confianza: Responder a las preguntas de los propietarios y mostrar transparencia y disposición para trabajar en beneficio de la comunidad. Tomando conciencia de los problemas e inquietudes de los propietarios.

Revisión y Auditoría Inicial:

4. Recepción y revisión exhaustiva de la documentación: El nuevo administrador recibe del administrador cesado toda la documentación de la comunidad (estatutos, normas de régimen interno, contratos con proveedores, pólizas de seguro, libros de actas, facturas, correspondencia, etc.) y debe realizar una revisión detallada de la misma, para tomar conciencia de la realidad del a comunidad.

5. Análisis de la situación económica:

   • Revisión de Cuentas: Analizar las cuentas económicas de ingresos y gastos del período gestionado por el administrador cesado, verificando su justificación documental y su concordancia con los saldos bancarios.

   • Auditoría (si se considera necesario): Si existen dudas o se detectan irregularidades, proponer a la Junta de Propietarios la realización de una auditoría externa de las cuentas.

   • Presentación y aprobación de cuentas del administrador cesado: Incluir en la Junta de Presentación un punto específico para la presentación y aprobación (o no) de las cuentas del administrador saliente, una vez revisadas.

Implementación de la nueva administración:

6. Alta en el sistema propio: Se incorporan los datos de la Comunidad en su sistema de gestión, incluyendo la información de los propietarios, proveedores, contratos, incidencias, etc.

7. Comunicación del funcionamiento: Se explica de forma clara y detallada a los copropietarios el funcionamiento de su administración, incluyendo:

   • Gestión de Cobros y Pagos: Procedimiento para el pago de cuotas y la gestión de facturas.

   • Atención de Incidencias: Protocolo para comunicar y resolver averías o problemas en la comunidad.

   • Convocatoria y Celebración de Juntas: Procedimiento para la convocatoria, orden del día y actas de las juntas.

   • Acceso a la Información: Informar sobre si disponen de una plataforma online para que los propietarios puedan acceder a documentación, actas, estado de cuentas, etc.

8. Revisión y optimización de contratos: El nuevo administrador deberá analizar los contratos vigentes con proveedores (mantenimiento, limpieza, ascensores, seguros, etc.) para evaluar su coste y calidad, y proponer posibles cambios o mejoras para optimizar los recursos de la comunidad.

9. Propuesta de medidas de ahorro y mejora: Basándose en su experiencia y el análisis de la situación de la comunidad, proponer a la Junta de Propietarios ideas y proyectos para:

   • Reducir Gastos: Implementar medidas de eficiencia energética, optimizar contratos, buscar alternativas más económicas, etc.

   • Mejorar Ingresos (si aplica): Explorar posibilidades de alquiler de espacios comunes, publicidad, etc.

   • Mejorar la Gestión y la Convivencia: Proponer la actualización de normas internas, la implementación de nuevas tecnologías, etc.

10. Establecimiento de relaciones con proveedores: Presentarse a los proveedores habituales de la comunidad y establecer una relación de trabajo colaborativa.

11. Adaptación a las necesidades específicas: Escuchar activamente las necesidades y preocupaciones de los copropietarios y adaptar su gestión a las particularidades de la comunidad.

En resumen, las acciones del nuevo administrador tras un relevo van mucho más allá de la simple presentación y la aprobación de cuentas. Implican un proceso de inmersión profunda en la realidad de la comunidad, una revisión exhaustiva de su situación y la propuesta activa de medidas para mejorar su funcionamiento y el bienestar de todos los propietarios.